Digital Yalo 通过实施 Dropbox 增强协作并降低成本
Digital Yalo 最初的愿景是帮助中小型企业与潜在客户建立在线联系。在此过程中，他们意识到需要改进文件共享和协作流程。
14%
的时间和资源得到节省
方法是集中存储所有内容
57%
的许可费用得到节省
方法是改用 Dropbox
使用的产品
Dropbox、Dropbox Sign
工业
专业服务
大小
2-249
位置
乔治亚州亚特兰大
“从结构角度来看，Dropbox 使我们能够集中存储所有内容，同时还允许我们与客户进行全面协作。”
背景
Digital Yalo 是一家 100% 由少数族裔持股的全方位服务机构，提供创意营销活动、品牌标识策略、网页设计和开发服务。该团队拥有 40 多名员工，由问题解决者、上色师、倾听者、教练、农民和音乐家组成，他们从电影、艺术、音乐和体育中汲取灵感，利用真实的人类体验来提升品牌。
挑战：文件存储系统阻碍效率的提升
从一开始，Digital Yalo 创始人兼首席执行官 Arnold Huffman 和他的团队就以采用独特的客户服务方法、专注于有效且高效的产品交付而感到自豪。
在经历了有机增长和一些小型并购之后，这一点变得比以往任何时候都更加重要。随着组织的发展，Digital Yalo 繁琐的文件存储和交付系统开始阻碍效率的提升。
像 Digital Yalo 这样的创意机构，其一天内的工作内容不仅涉及到处理视频资产，还涉及到处理 Word 文档。
多年来，所有这些文档和文件都保存在 Huffman 的计算机上，但随着雇用人员的增多，且所有文档都必须经首席执行官处理，该系统成为了他们提升效率的瓶颈。多人需要访问相同的文档，他们会通过电子邮件共享信息，但重要的细节可能会丢失。
“随着我们的成长，我们必须发展技术层来实现这种增长。这就是 Dropbox 的用武之地。”Huffman 说道。
运营副总裁 Brandon Bradford 领导推动创建一个流程，让每个人都可以独立工作，同时与外部客户合作。
“收购另外两家公司时，我们重新审视了我们正在做的事情以及这两家公司正在做的事情。在 Positive Results 的帮助下，文档存储、协作和共享（完全无需担心文件大小）在 Dropbox 中变得简单易行。”
Arnold HuffmanDigital Yalo 创始人兼首席执行官解决方案：平台之间的无缝过渡
通过过去几年的兼并，Digital Yalo 拥有多个去中心化协作平台：Dropbox、Box 和 Microsoft。为了简化和统一协作，Digital Yalo 向第三方卖家和技术合作伙伴 Positive Results 寻求帮助，以帮助他们选择合适的解决方案。
Positive Results 向其展示了多种工具，包括 Google、Box 和 Dropbox。在做出选择之前，了解对其业务运营最重要的工作流程至关重要。它归结为三个主要功能。
首先，他们需要对新员工进行新用户引导，并提供对其业务角色至关重要的信息的访问权限，而无需 IT 专业人员。
其次，作为一家营销和战略机构，他们定期与客户合作。首要任务是为客户提供易于配置、管理和部署的私人数字工作空间。
最后，他们需要能够将文档存储解决方案与他们已经使用的其他应用集成。Dropbox 是最能满足他们业务需求的工具。
“我们之所以推荐 Dropbox，原因有三：一是我们之间有着深厚合作关系，二是该平台非常灵活，三是我们能够在不到一周的时间内将 1TB 的数据从 Box 迁移到 Dropbox，且不会影响日常工作效率。”Positive Results 首席执行官 Dennis Kyle 如是说道。“我们帮助 Digital Yalo 设计了一套完整的系统设计、实施策略、技术迁移和新用户引导流程以及最终用户和管理培训的策略。”
Dropbox 还提供了 Digital Yalo 的所有员工都熟悉的文件结构系统，大大缩短了新工具的学习曲线。
实现可多人实时访问和编辑文档后，Digital Yalo 不再需要通过电子邮件发送的零散编辑来更新文档。这改善了协作，节省了大量时间。
如今，每个客户都有一个共享文件夹，其中包含供内部员工使用的子文件夹，以及一个可与客户共享的文件子文件夹。每个利益相关者都可以被分配单独的权限，并且信息可以与客户和相关的服务团队共享。该团队还使用 Dropbox Sign 在现有工作流程中获取必要的签名，这是在团队发展过程中突破审批瓶颈的重要一步。
Digital Yalo 利用 Dropbox 与 Asana、Smartsheet 和 Zoho 的集成。这些集成在 Positive Results 的帮助下得以实施。
Digital Yalo 收购两家规模较小的机构 Ninja Multimedia 和 My Friend's Nephew 后，他们再次与 Positive Results 团队合作，以确保迁移不会影响 Digital Yalo 团队的日常工作。他们一起进行了一次重大信息迁移，并将其统一品牌的所有内容整合到 Dropbox 中。
结果：快速迁移并完成更多工作
从 Box 迁移到 Dropbox 每年可为 Digital Yalo 节省大约 57% 的许可费用。他们还估计，无需在平台之间来回切换和搜索更新的文档片段后，可以节省 14% 的时间资源。
随着公司的不断发展，Digital Yalo 相信 Dropbox 能够为他们提供满足客户需求所需的效率。“总会有事情发生，”Huffman 说。“我们的工作就是让一切尽在掌控之中，像 Dropbox 这样的工具可以帮助我们快速开展协作。”
最终，他们的成功衡量标准是团队反馈。借助 Dropbox，所有人的工作流程都变得更加简单和无缝，使 Digital Yalo 员工能够比以往更快地了解任何品牌的灵魂。
“Dropbox 是一款让我们能够与客户保持同步的协作工具，”Huffman 说。“它使我们能够有效且高效地处理可交付成果或对这些可交付成果所做的更改，以便我们更快地完工或稳步推进工作。”
